ИИ для управляющих компаний недвижимости в Канаде

Когда управляющие компании обращаются к нам

• Вопросы об аренде приходят круглые сутки. Свободные квартиры, правила о животных, парковка и время просмотров — с сайтов объявлений, по почте и в сообщениях.
• Заявки на ремонт приходят в произвольной форме. Жилец описывает одну и ту же протечку в голосовом сообщении, письме и сообщении на портале, а кто-то перепечатывает это в заказ-наряд.
• В коммерческих договорах аренды спрятаны ключевые даты. Опционы продления, индексация и условия возмещения расходов лежат в PDF, пока их кто-нибудь не перечитает.
• Уведомления отнимают время и должны быть точными. Уведомлениям о входе и о повышении платы нужны правильные даты, содержание и формы.
• Сотрудники не уверены, какие данные кандидатов хранить. Копии удостоверений, расчётных листков и кредитных отчётов копятся в общих папках.

Что мы автоматизируем для управляющих компаний

Ассистент по вопросам аренды. Ассистент поддержки клиентов отвечает на вопросы о свободных квартирах по вашим одобренным данным объявлений и правилам здания, предлагает время просмотра и передаёт серьёзные запросы агенту по аренде. Заявки и решения остаются за агентом.

Приём и сортировка заявок на ремонт. Автоматизация почты читает заявки из почты, портала и сообщений, определяет тип проблемы и срочность и готовит черновик заказ-наряда в вашей системе, например Yardi или MRI. Управляющий подтверждает аварийные случаи и направляет подрядчиков.

Извлечение данных из договоров аренды. Обработка документов переносит из подписанных договоров в структурированную запись арендную плату, индексацию, опционы, даты продления и окончания и условия возмещения расходов. Администратор договоров проверяет каждое поле до того, как оно попадёт в основную систему.

Черновики уведомлений. ИИ готовит уведомления о входе в квартиру и о повышении арендной платы по заказ-наряду или арендной ведомости (rent roll), с проверкой обязательного содержания и дат. Управляющий проверяет, подписывает и вручает их.

Приём заявок с меньшим объёмом данных. Процесс приёма проверяет, что заявка заполнена полностью, и запрашивает только то, что нужно по вашей политике проверки кандидатов. Каждое решение по кандидатам принимают сотрудники.

Канадские правила, которые определяют работу

PIPEDA и рекомендации OPC для арендодателей. Комиссар по защите частной жизни Канады (Office of the Privacy Commissioner of Canada, OPC) разъясняет, что арендодатели соблюдают закон о защите персональных данных PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act) или схожий провинциальный закон. Арендодателю нужно согласие кандидата, чтобы передать сведения в кредитное бюро. Требовать номер социального страхования (SIN) он не может. Копировать водительские права или расчётные листки, которые он посмотрел для подтверждения личности или дохода, ему, скорее всего, не нужно. Неформальные проверки, например просмотр соцсетей кандидата, OPC тоже считает сбором персональной информации. Процесс приёма собирает минимум данных, а ассистент не ищет сведения о кандидатах в интернете.

Квебек: разъяснения CAI и Закон 25. Комиссия по доступу к информации Квебека (Commission d'accès à l'information du Québec, CAI) разъясняет: арендодатель может попросить показать удостоверение личности, но копировать или фотографировать его нельзя, а для кредитной проверки достаточно имени, адреса и даты рождения. Статья 12.1 Закона 25 Квебека (Loi 25 / Law 25) требует сообщать о решении, основанном исключительно на автоматизированной обработке. Решения по проверке кандидатов остаются за сотрудниками.

Закон Онтарио об аренде жилья (Residential Tenancies Act, 2006). Арендодатель может войти в квартиру по письменному уведомлению, врученному не меньше чем за 24 часа. В уведомлении указывают причину, день и время между 8:00 и 20:00. Для повышения арендной платы нужно письменное уведомление не меньше чем за 90 дней. Эти проверки встроены в черновики уведомлений.

Стандартный договор аренды Онтарио (standard lease). Он обязателен для большинства договоров аренды жилья, подписанных 30 апреля 2018 года или позже. Там, где он применяется, договор составляется по стандартной форме.

Полная проверка приватности входит в нашу услугу проверки соответствия требованиям к ИИ.

Какой пакет подходит

Управляющие компании обычно знают, какая очередь самая загруженная, поэтому чаще всего начинают с Пилотного ИИ-спринта: шесть недель, один работающий процесс. Компании с жилым и коммерческим портфелем и несколькими кандидатами начинают с Аудита возможностей ИИ.

Полный объём каждого пакета — на странице цен.

Как идёт работа

Работа строится по циклу Remolda: Аудит → Стратегия → Внедрение → Обучение → Развитие.

1. Аудит. Сессия с руководителем операционной работы, управляющим объектом, агентом по аренде и тем, кто администрирует систему управления недвижимостью. Разбираем типы вопросов и заявок за месяц без данных жильцов.
2. Стратегия. Схема процесса: какие данные видит ИИ, где они хранятся и какие шаги остаются за сотрудниками.
3. Внедрение. Шестинедельная разработка с подключением к вашей системе управления недвижимостью, почте и телефонным каналам.
4. Обучение. Обучение сотрудников по аренде и ремонту и короткая политика использования ИИ.
5. Развитие. Первый квартал — ежемесячный разбор качества ответов и передач сотрудникам, затем следующий процесс.

По нашему опыту, пилот обычно занимает шесть недель с момента старта. Срок зависит от доступа к вашей системе управления недвижимостью, вариантов интеграции в вашей лицензии и сезона аренды.