L’IA pour les sociétés de gestion immobilière au Canada

Quand les gestionnaires immobiliers nous appellent

• Les demandes de location arrivent jour et nuit. Disponibilités, règles sur les animaux, stationnement et heures de visite arrivent par les sites d’annonces, par courriel et par texto.
• Les demandes d’entretien ne sont pas structurées. Les locataires décrivent la même fuite dans un message vocal, un courriel et un message sur le portail, et quelqu’un la ressaisit dans un bon de travail.
• Les baux commerciaux cachent des dates clés. Les options de renouvellement, les indexations et les modalités de récupération des charges dorment dans des PDF jusqu’à ce que quelqu’un les relise.
• Les avis prennent du temps et doivent être exacts. Les avis d’entrée et d’augmentation de loyer exigent des dates, un contenu et des formules corrects.
• Le personnel ne sait pas quelles données des candidats conserver. Copies de pièces d’identité, talons de paie et rapports de crédit s’accumulent dans les dossiers partagés.

Ce que nous automatisons pour les gestionnaires immobiliers

Assistant pour les demandes de location. Un agent conversationnel de service à la clientèle répond aux questions sur les logements affichés à partir de vos données d’annonces approuvées et des règlements de l’immeuble, propose des plages de visite et transmet les demandes sérieuses à un agent de location. L’agent s’occupe des demandes et des décisions.

Réception et tri des demandes d’entretien. Le traitement et routage de courriels par l’IA lit les demandes reçues par courriel, par le portail et par texto, classe le problème et son urgence, et rédige le bon de travail dans votre système, comme Yardi ou MRI. Le gestionnaire immobilier confirme les urgences et affecte les corps de métier.

Extraction des données des baux. Le traitement intelligent des documents extrait des baux signés le loyer, les indexations, les options, les dates de renouvellement et d’échéance et les modalités de récupération des charges vers une fiche structurée. Un administrateur des baux vérifie chaque champ avant son entrée dans le système de référence.

Rédaction des avis. L’IA rédige les avis d’entrée et d’augmentation de loyer à partir du bon de travail ou de l’état locatif, avec les vérifications de contenu et de dates requises. Le gestionnaire immobilier les révise, les signe et les signifie.

Réception des demandes avec moins de données. Un parcours de réception vérifie que les demandes sont complètes et ne demande que ce qu’exige votre politique de sélection. Le personnel prend chaque décision sur les candidats.

Les règles canadiennes qui encadrent le travail

LPRPDE et orientations du Commissariat pour les propriétaires. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada précise que les propriétaires doivent respecter la LPRPDE ou une loi provinciale essentiellement similaire. Un propriétaire a besoin du consentement du candidat pour communiquer ses renseignements à une agence d’évaluation du crédit, ne peut pas exiger le NAS et n’a probablement pas besoin de copier un permis de conduire ou des talons de paie consultés pour confirmer l’identité ou le revenu. Le Commissariat considère aussi les vérifications informelles, comme la consultation des réseaux sociaux d’un candidat, comme une collecte de renseignements personnels. Le parcours de réception recueille le minimum, et l’assistant ne fait jamais de recherche en ligne sur les candidats.

Québec : orientations de la CAI et Loi 25. La Commission d’accès à l’information (CAI) précise qu’un propriétaire peut demander à voir une pièce d’identité, mais ne peut ni la photocopier ni la photographier, et que le nom, l’adresse et la date de naissance suffisent pour une vérification du crédit. L’article 12.1 de la Loi 25 exige d’informer la personne lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les décisions de sélection restent au personnel.

Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation (Ontario). Un propriétaire peut entrer dans un logement avec un préavis écrit remis au moins 24 heures à l’avance, qui indique le motif, le jour et une heure entre 8 h et 20 h. Une augmentation de loyer exige un préavis écrit d’au moins 90 jours. Les ébauches d’avis intègrent ces vérifications.

Bail type de l’Ontario. Le bail type est obligatoire pour la plupart des conventions de location à usage d’habitation signées à compter du 30 avril 2018. La production des baux utilise la formule type là où elle s’applique.

L’examen complet de la vie privée se trouve dans notre service de conformité IA.

Le forfait qui convient

Les gestionnaires immobiliers savent habituellement quelle file est la plus chargée ; le Sprint pilote IA est donc le point de départ courant : six semaines, un flux de travail fonctionnel. Les sociétés qui gèrent des portefeuilles résidentiels et commerciaux et ont plusieurs candidats commencent par l’Audit des opportunités.

La portée complète de chaque forfait se trouve sur la page des tarifs.

Le déroulement

Le travail suit le cycle Remolda : Audit → Stratégie → Mise en œuvre → Autonomisation → Évolution.

1. Audit. Une séance avec le responsable des opérations, un gestionnaire immobilier, un agent de location et la personne qui administre le logiciel de gestion immobilière. Nous examinons un mois de types de demandes et de bons de travail, sans les renseignements des locataires.
2. Stratégie. La conception du flux de travail : les données que voit l’IA, l’endroit où elles sont stockées et les étapes qui restent au personnel.
3. Mise en œuvre. La réalisation de six semaines, connectée à votre logiciel de gestion immobilière, à vos courriels et à vos canaux téléphoniques.
4. Autonomisation. Formation du personnel de la location et de l’entretien et courte politique d’utilisation de l’IA.
5. Évolution. Une revue mensuelle de la qualité des réponses et des transferts au personnel pendant le premier trimestre, puis le flux de travail suivant.

D’après notre expérience, un pilote prend habituellement six semaines à partir du lancement. Cela dépend de l’accès à votre logiciel de gestion immobilière, des options d’intégration prévues par votre licence et de la saison de location.