L’IA pour les universités et les collèges au Canada

Quand les universités et les collèges nous appellent

• Les boîtes de réception des services aux étudiants débordent au début de chaque session. Les admissions, le bureau du registraire et l’aide financière répondent aux mêmes questions par courriel et par clavardage, en français et en anglais.
• Le corps professoral et le personnel utilisent déjà ChatGPT, Copilot ou Claude avec des comptes personnels. L’établissement a besoin d’un outil approuvé, d’une politique d’utilisation écrite et d’une règle claire sur les données qui peuvent y être saisies.
• Le sénat ou un comité veut une position sur l’IA générative. Les doyens ont besoin d’un cadre commun qu’ils peuvent adapter cours par cours.
• Un fournisseur a présenté un module IA pour le système d’information sur les étudiants ou la plateforme d’apprentissage. L’approvisionnement veut un avis indépendant avant le début de l’examen de la vie privée.
• Les bureaux de la recherche et des subventions ressaisissent les mêmes renseignements d’un formulaire à l’autre. Le temps du personnel passe à copier, à vérifier et à courir après les signatures.

Ce que nous automatisons pour les universités et les collèges

Assistant pour les demandes des étudiants. Un bot FAQ bâti sur l’annuaire publié, les pages de programmes et les politiques répond aux questions courantes sur le site Web ou dans le portail, en français et en anglais. Chaque réponse renvoie à la page d’où elle vient. Le personnel traite tout ce qui touche au dossier d’un étudiant, à un appel ou à une question de bien-être.

Documents d’admission et d’équivalences. Le traitement intelligent des documents lit les relevés de notes et les pièces justificatives, extrait les cours et les notes dans une grille d’examen et signale les éléments manquants. L’agent d’admission prend chaque décision.

Assistant de connaissances pour le personnel. Un assistant interne fondé sur les politiques des RH, des finances et des TI répond aux questions du personnel avec un lien vers la politique source. Les responsables des politiques décident de ce qui y entre et révisent les réponses signalées.

Aide à la rédaction pour l’administration. Premières ébauches de procès-verbaux de comités, de rapports, d’exposés de demandes de subvention et de lettres courantes dans Microsoft Copilot (anciennement Microsoft 365 Copilot), ChatGPT Edu ou Claude, sous licence institutionnelle. L’auteur révise, corrige et signe.

Politique d’utilisation de l’IA et formation du personnel. Une politique d’utilisation de l’IA écrite pour le personnel, un cadre pour le personnel enseignant et une formation par service. Les règles d’intégrité académique restent du ressort du sénat et des facultés de l’établissement.

Les règles canadiennes qui encadrent le travail

LAIPVP (Ontario). Les collèges et universités publics de l’Ontario sont des institutions au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Depuis le 1er juillet 2025, la LAIPVP exige une évaluation écrite de l’impact sur la vie privée avant toute collecte de renseignements personnels, ainsi que la déclaration au CIPVP des atteintes qui présentent un risque réel de préjudice grave. Dans le projet, l’évaluation est rédigée à l’étape de la conception, avant que des données d’étudiants n’atteignent un outil d’IA.

Règl. de l’Ont. 51/26 pris en vertu de la Loi de 2024 visant à renforcer la sécurité et la confiance en matière de numérique. À compter du 1er juillet 2026, les collèges et universités doivent appliquer un programme de cybersécurité, désigner un membre de la haute direction comme personne-ressource en cybersécurité et signaler les incidents critiques au dirigeant principal de la sécurité de l’information du ministère dans les 72 heures suivant leur confirmation. Un nouvel outil ou une nouvelle intégration d’IA s’ajoute à l’inventaire et au plan d’intervention de ce programme.

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Québec, A-2.1). Les cégeps et les établissements universitaires énumérés par la loi sont des organismes publics. L’article 63.5 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information qui touche des renseignements personnels. L’article 65.2 exige d’informer une personne lorsqu’une décision la concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les flux de travail d’admission et d’aide financière gardent un membre du personnel comme décideur.

Principes du CIPVP et de la CODP pour l’utilisation responsable de l’IA (janvier 2026). Selon ces principes, les systèmes d’IA doivent être valides et fiables, sûrs, protecteurs de la vie privée, respectueux des droits de la personne, transparents et responsables. Nous les utilisons comme liste de vérification pour classer les cas d’usage.

Conditions d’entraînement des fournisseurs et emplacement des données. OpenAI indique que les données de ChatGPT Edu ne servent pas à l’entraînement par défaut. Microsoft indique que les requêtes et les réponses dans Microsoft Copilot ne servent pas à entraîner les modèles de fondation. La page éducation d’Anthropic précise que les données servent à améliorer les modèles seulement avec permission. OpenAI offre le stockage au repos au Canada aux clients Edu admissibles ; le traitement peut avoir lieu hors du Canada. Nous vérifions les conditions du forfait que vous détenez réellement.

Ces points alimentent directement la revue de conformité IA.

Le forfait qui convient

La plupart des établissements commencent par l’Audit des opportunités IA. Il couvre les services aux étudiants, le bureau du registraire, les TI et le bureau de la protection de la vie privée en deux semaines et se termine par une liste classée de cas d’usage. Un petit collège ou une seule faculté peut commencer par la Revue de maturité.

La portée complète de chaque forfait se trouve sur la page des tarifs.

Le déroulement

Le travail suit le cycle Remolda : Audit → Stratégie → Mise en œuvre → Autonomisation → Évolution.

1. Audit. Entrevues avec les services aux étudiants, le bureau du registraire, les TI, le bureau de la protection de la vie privée et un ou deux membres du corps professoral. Nous examinons le volume des demandes par canal, les types de documents et les outils déjà sous licence. Les dossiers des étudiants restent hors de la portée.
2. Stratégie. Des cas d’usage classés, une feuille de route sur 12 mois et les questions d’évaluation de l’impact sur la vie privée pour le premier pilote, examinées avec le bureau de la protection de la vie privée.
3. Mise en œuvre. Un Sprint pilote de six semaines réalise un flux de travail dans l’environnement approuvé de l’établissement. L’assistant pour les demandes des étudiants est un premier choix courant.
4. Autonomisation. Formation par service, politique d’utilisation de l’IA pour le personnel et court guide pour le personnel enseignant.
5. Évolution. Une revue trimestrielle de la qualité des réponses, des transferts au personnel et du prochain cas d’usage.

D’après notre expérience, l’audit prend habituellement deux semaines à partir du lancement. Cela dépend du calendrier de la session, de la disponibilité pour les entrevues et de la file d’attente du bureau de la protection de la vie privée.