IA pour les sociétés d’État fédérales au Canada

Quand les sociétés d’État nous appellent

Les sociétés d’État se situent entre deux mondes. Elles remplissent des mandats commerciaux ou opérationnels et rendent compte au Parlement par l’intermédiaire d’un ministre. Les questions sur l’IA reflètent les deux. Situations types :

• Le conseil d’administration a demandé une position sur l’IA. Les administrateurs veulent savoir où l’IA s’applique, ce qu’elle coûte et comment le risque sera encadré.
• Le personnel utilise des outils d’IA générative de son propre chef. Les bureaux de la vie privée et de l’AIPRP veulent une liste d’outils approuvés et une politique.
• Une équipe commerciale veut de l’IA au service à la clientèle ou dans le traitement des réclamations. La société doit savoir quelles règles fédérales s’appliquent et lesquelles ne s’appliquent pas.
• Un fournisseur a intégré l’IA à un renouvellement de contrat. L’approvisionnement veut un avis indépendant sur l’emplacement des données et les conditions de sortie.
• Le plan d’entreprise mentionne l’IA. Le bureau de la stratégie a besoin d’une feuille de route avec coûts et responsables.

Ce que nous automatisons pour les sociétés d’État

Correspondance avec la clientèle et les parties prenantes. L’IA classe les courriels et les lettres entrants, étiquette le sujet et rédige une réponse à partir de contenu approuvé. Un employé vérifie et envoie.

Examen des contrats et des documents. L’IA extrait les modalités clés, les dates et les obligations des contrats, baux et ententes vers un registre. Le personnel juridique et de l’approvisionnement révise chaque extraction. Voir le traitement de documents.

Rapports au conseil et au ministre. L’IA rédige les premières versions des rapports trimestriels et des notes d’information à partir des données sources et des rapports antérieurs. Le responsable de chaque section révise et approuve.

Recherche dans les connaissances internes. Les employés interrogent les politiques, les procédures et les décisions antérieures et obtiennent des réponses qui citent la source. L’accès suit les autorisations existantes.

Analytique opérationnelle. L’IA aide les analystes à repérer des tendances dans les données de service, d’entretien ou de réclamations. Les analystes valident les constats avant qu’ils servent à une décision.

Les règles fédérales qui encadrent l’IA des sociétés d’État

Directive sur la prise de décisions automatisée : vérifier le champ d’application. La Directive s’applique aux institutions assujetties à la Politique sur les services et le numérique. Cette politique s’applique « aux ministères au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques ». L’article 2 compte les établissements publics (annexe II) parmi les ministères. L’article 83 définit la société d’État comme une « société d’État mère ou filiale à cent pour cent », une catégorie distincte. Pour la plupart des sociétés d’État, la Directive sert de référence, et votre équipe juridique confirme la situation.

Loi sur la protection des renseignements personnels. Les sociétés d’État mères et leurs filiales à cent pour cent sont des « institutions fédérales » au sens de la Loi. La collecte doit avoir un lien direct avec un programme ou une activité. L’utilisation se limite aux fins d’origine ou à un usage compatible, sauf consentement de la personne. Chaque cas d’usage d’IA fait donc l’objet d’une vérification des fins dès le départ.

Loi sur l’accès à l’information. La même définition s’applique : les documents qui relèvent de la société peuvent faire l’objet de demandes, sous réserve des exceptions. La Loi prévoit aussi des exclusions propres à certaines sociétés ; l’article 68.1, par exemple, exclut les renseignements de la Société Radio-Canada liés à ses activités de journalisme, de création ou de programmation. Les journaux et résultats d’IA exigent une règle de conservation.

Loi sur les langues officielles. Les sociétés d’État créées par une loi fédérale ou en vertu d’une telle loi sont des institutions fédérales au sens de la Loi. L’article 22 impose le devoir de servir le public dans l’une ou l’autre langue officielle ; le contenu d’IA destiné au public est donc prévu dans les deux langues.

Emplacement des données. Les déploiements Standard d’Azure OpenAI traitent les requêtes dans la géographie choisie ; au Canada, il s’agit de Canada Est pour une courte liste de modèles. La sélection des fournisseurs et l’examen de conformité vérifient chaque option selon la classification de vos données.

Quel forfait convient

La plupart des sociétés d’État commencent par l’Audit des opportunités IA, parce que le conseil a besoin à la fois d’options classées et d’un cadre de gouvernance. Le résultat alimente une feuille de route IA et, si le conseil le souhaite, une séance d’information pour la direction.

La portée complète de chaque forfait se trouve sur la page des tarifs.

Le déroulement

Le mandat suit le cycle Remolda : Audit → Stratégie → Mise en œuvre → Autonomisation → Évolution.

1. Audit. Entrevues avec 6–10 personnes : le parrain à la haute direction, les responsables des opérations, les TI, les services juridiques, la vie privée et l’AIPRP. Nous examinons les cartes de processus, les outils en place et les politiques pertinentes.
2. Stratégie. Cas d’usage classés selon la valeur, l’effort et le risque, avec la vérification des fins prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels et une note sur l’utilité de l’EIA comme démarche volontaire.
3. Mise en œuvre. Un pilote de six semaines sur un flux de travail interne, avec des données d’essai ou des données autorisées par la vie privée et la sécurité.
4. Autonomisation. Une courte séance pour la haute direction et une politique d’utilisation de l’IA pour le personnel.
5. Évolution. Bilan des résultats avec le parrain et planification du prochain cas d’usage.

D’après notre expérience, l’audit représente deux semaines de travail et le délai réel est habituellement plus long. Il dépend du calendrier de la direction et du conseil, et de l’autorisation des documents.