Ceci est un scénario type. Il montre comment Remolda aborderait le soutien par l’IA de l’accueil des demandes de permis de construire dans une municipalité canadienne de taille moyenne, ce que nous construirions et ce que nous mesurerions.
La situation
Imaginez une municipalité où les demandeurs de permis de construire attendent des semaines avant que quelqu’un examine le contenu technique de leur dossier. Une demande résidentielle arrive sous forme de dossier : plans, plans d’implantation, calculs de structure et documents à l’appui. Une petite équipe vérifie l’intégralité de chaque dossier selon la liste de contrôle municipale avant que les ingénieurs et les inspecteurs le voient.
Beaucoup de dossiers reviennent avec une liste de lacunes. Le demandeur les corrige et dépose de nouveau, et la vérification recommence. Certains dossiers font deux ou trois tours. Pendant ce temps, les demandeurs téléphonent au comptoir pour savoir où en est leur dossier, et le personnel interrompt ses examens pour répondre.
Le goulot d’étranglement est la vérification de l’intégralité. Elle suit une liste de contrôle, et l’IA peut donc en soutenir la plus grande partie.
L’approche
Audit (3 semaines). Nous examinons des demandes de permis antérieures dans les catégories résidentielle, commerciale et patrimoniale, travaillons aux côtés du personnel des permis et cartographions chaque étape, du dépôt au premier examen technique. Deux mesures deviennent la base de référence : le délai entre le dépôt et un dossier complet, et le nombre de nouveaux dépôts par dossier.
L’audit vérifie aussi si les examinateurs interprètent différemment les éléments ambigus de la liste de contrôle. Si c’est le cas, rédiger une version commune de la liste passe en premier, et cela améliore l’uniformité avant même toute intervention de l’IA.
Stratégie (4 semaines). La conception compte trois volets :
- Classement et extraction des documents. Chaque document d’un dossier est identifié par type, et les valeurs clés comme les dimensions, le coefficient d’occupation du lot et les marges de recul sont extraites.
- Validation selon la liste de contrôle. Les valeurs extraites sont comparées à la liste de contrôle de la catégorie de permis. Le résultat est un rapport structuré : exigences remplies, exigences manquantes et éléments qui demandent la décision d’une personne.
- Assistant d’état pour les demandeurs. Il répond par le portail des permis aux questions courantes sur l’état du dossier, les lacunes et les prochaines étapes, et transmet tout le reste au personnel.
Le gestionnaire des permis, le directeur de l’urbanisme et la sécurité des TI examinent la conception. Le système fonctionne à côté du logiciel de permis existant; son remplacement est hors de la portée du projet.
Mise en œuvre, phase 1 (2 mois) : extraction et rapports de conformité à la liste. Le moteur est configuré à partir des demandes antérieures de la municipalité. Un dossier que le rapport indique comme complet passe à l’examen technique après la confirmation d’un membre du personnel. Un dossier incomplet reçoit une ébauche d’avis de lacunes en langage clair, qui cite l’élément de la liste de contrôle; le personnel la modifie et l’envoie.
Pendant le premier mois, l’IA fonctionne en mode fantôme. Le personnel examine chaque dossier de son côté, puis compare avec le rapport de l’IA. Les désaccords sont analysés et servent à ajuster la configuration. La mise en service exige un niveau de précision convenu à l’avance avec le gestionnaire des permis.
Mise en œuvre, phase 2 (2 mois) : assistant d’état. Les demandeurs posent des questions sur leur dossier en langage courant et obtiennent l’état actuel tiré du système de permis. Les questions qui demandent une interprétation professionnelle, les cas inhabituels et les signes de frustration sont transmis à un membre du personnel.
Mise en œuvre, phase 3 (1 mois) : intégration. Les changements d’état, les avis de lacunes et les approbations déclenchent des avis automatiques aux demandeurs.
Autonomisation (en parallèle). Le personnel des permis apprend à lire les indicateurs de confiance du rapport, à traiter les éléments ambigus et à signaler les évaluations erronées. Le personnel du comptoir et du téléphone apprend la portée de l’assistant et les règles de transfert.
Ce que nous mesurerions
Chaque élément ci-dessous est une cible que nous fixerions avec la municipalité et mesurerions par rapport à la base de référence de l’audit. L’ampleur de chaque cible est fixée seulement après la mesure de la base de référence.
- Délai entre le dépôt et un dossier complet.
- Nombre de nouveaux dépôts par demande, avant et après les avis de lacunes qui citent la liste de contrôle.
- Heures du personnel consacrées à la vérification de l’intégralité, comparées au temps passé sur les dossiers complexes et les consultations avec les demandeurs.
- Taux de concordance entre le rapport de l’IA et la décision du personnel, suivi chaque semaine.
- Appels et courriels sur l’état des dossiers au comptoir des permis.
Les règles qui encadrent ce scénario
La décision sur un permis revient au chef du service du bâtiment et au personnel; l’IA prépare des rapports et des ébauches. Les municipalités de l’Ontario traitent les renseignements des demandeurs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), et un examen de la vie privée du portail et de l’assistant fait partie du plan. La page sur le secteur public présente les règles et les sources que nous vérifions.
Leçons clés
1. Le temps se perd à l’étape de la liste de contrôle. Le logiciel de permis suit habituellement les dossiers et les achemine. La vérification du contenu, qui décide si un dossier peut avancer, est la partie que l’IA peut soutenir.
2. Des avis de lacunes précis raccourcissent la boucle. Un avis qui nomme la dimension manquante et l’article du règlement permet au demandeur de corriger en une seule fois. Un avis vague entraîne un tour de plus.
3. La visibilité de l’état compte autant que la rapidité. Les demandeurs acceptent mieux l’attente quand ils voient où en est leur dossier. L’assistant d’état et les avis automatiques répondent directement à ce besoin.
Pour des travaux connexes, voyez l’IA pour les gouvernements provinciaux et les municipalités, le traitement de documents et les assistants de service à la clientèle.