Réceptionniste IA et agent vocal pour les entreprises canadiennes
Une réceptionniste IA est un agent vocal qui répond aux appels, traite les questions courantes, prend les rendez-vous et transfère le reste au personnel. Remolda l’installe sur votre ligne en six semaines : 9 800 $ CA + TVH.
En bref
- Prix : 9 800 $ CA + TVH pour le Sprint pilote IA de six semaines : une ligne téléphonique avec une réceptionniste IA en production.
- Traite les appels courants : heures d’ouverture, itinéraire, services, prise et modification de rendez-vous, prise de messages, questions de suivi à partir de données approuvées.
- Transfère à une personne sur demande, pour les sujets sensibles et chaque fois qu’elle hésite, avec un résumé remis au personnel.
- Français et anglais sur la même ligne, la langue de l’appelant étant détectée ou choisie au début.
- L’accueil indique qu’un système d’IA répond à l’appel. Si l’appel est enregistré, il en précise la raison et demande le consentement, comme le prévoient les lignes directrices du Commissariat sur l’enregistrement des appels (LPRPDE).
Votre situation
Une réceptionniste IA est rentable là où le téléphone sonne plus souvent que votre équipe ne peut répondre. Cas typiques :
- Les appels aboutissent à la boîte vocale. Après les heures d’ouverture, à l’heure du dîner et pendant les matinées chargées.
- Le personnel d’accueil jongle entre le téléphone et les gens sur place. L’appelant attend, ou c’est la personne au comptoir qui attend.
- La plupart des appels sont courants. Heures, itinéraire, prise de rendez-vous, report, « avez-vous reçu mes documents ? »
- Un vieux menu téléphonique. Les menus « Faites le 1 pour… » frustrent les appelants et finissent quand même par un transfert.
Ce que prend en charge la réceptionniste IA
| Type d’appel | Ce qu’elle fait | Quand une personne prend le relais |
|---|---|---|
| Questions générales | Répond à partir de renseignements approuvés | Tout ce qui sort du scénario |
| Rendez-vous | Prend, modifie ou annule dans votre agenda | Règles de planification complexes |
| Messages | Note les détails, envoie un résumé à la bonne personne | Questions urgentes, transférées en direct |
| Questions de suivi | Lit l’état approuvé dans votre système | Conseils propres à un compte |
| Sujets sensibles | Transfère immédiatement | Toujours |
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Vie privée et avis pendant les appels
Les lignes directrices du Commissariat sur l’enregistrement des appels des clients demandent aux organisations d’informer les appelants que l’appel est enregistré, d’en préciser la raison et d’obtenir leur consentement ; un appelant qui poursuit après cet avis donne un consentement implicite. Les enregistrements ne peuvent servir qu’aux fins indiquées. Le message d’accueil, la durée de conservation et le traitement des transcriptions sont fixés pendant le Sprint et documentés en vertu de la LPRPDE et, pour le Québec, de la Loi 25.
Ce que comprend le Sprint pilote IA
Analyse des appels. Les principales raisons pour lesquelles les gens appellent, tirées de vos journaux ou d’un décompte sur deux semaines.
Scénarios et règles. Message d’accueil, réponses, règles de prise de rendez-vous et déclencheurs de transfert, approuvés par votre équipe.
Une ligne en production. Agent vocal relié à votre système téléphonique et à votre agenda.
Des essais avec de vraies voix. Anglais et français canadiens, avec accents et bruit de fond.
Surveillance et guide d’exploitation. Résumés d’appels, taux de transfert et façon de mettre à jour les scénarios.
Combien de temps ça prend
Six semaines à partir du lancement. D’après notre expérience, la répartition habituelle est de deux semaines pour l’analyse des appels et les scénarios, deux semaines pour le raccordement et les essais, et deux semaines en production avec une revue quotidienne au début. Le transfert du numéro, les démarches auprès du fournisseur de téléphonie et l’approbation des scénarios peuvent allonger ce délai.
Ce que ça coûte
Le Sprint pilote IA coûte 9 800 $ CA + TVH, prix fixe, pour une ligne. La téléphonie et la plateforme vocale sont facturées par le fournisseur. Si les appels font partie de plusieurs options d’automatisation, l’Audit des opportunités IA (2 900 $) les classe et son prix est crédité sur le Sprint. Tous les forfaits figurent sur la page des tarifs.
Pourquoi Remolda pour une réceptionniste IA
- Bâtie sur votre ligne et votre agenda. Les comptes et la configuration vous appartiennent.
- Le transfert prévu dès la conception. Les appelants joignent une personne chaque fois qu’ils le demandent.
- Des avis clairs. L’avis d’enregistrement suit les lignes directrices du Commissariat, et l’accueil indique qu’un système d’IA répond.
- En français et en anglais. Une ligne, les deux langues.
- Prix fixe. Une ligne, six semaines, une portée écrite.
Le déroulement
Le Sprint commence par un court Audit des raisons d’appel et passe à la Mise en œuvre dans le cycle Remolda (Audit → Stratégie → Mise en œuvre → Autonomisation → Évolution).
- Appel de cadrage. 30 minutes : ligne, volume d’appels, systèmes.
- Analyse des appels et scénarios. Approuvés par votre équipe.
- Réalisation et essais. Vraies voix, deux langues.
- Mise en production. Revue quotidienne des résumés la première semaine.
- Revue. Appels traités, transferts et rendez-vous comparés à la référence, puis poursuivre, ajuster ou arrêter.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une réceptionniste IA ?
Une réceptionniste IA est un agent vocal relié à votre ligne téléphonique. Elle parle avec les appelants en langage naturel, répond aux questions courantes à partir de renseignements approuvés, prend ou modifie des rendez-vous et transfère les appels au personnel au besoin.
Combien coûte une réceptionniste IA ?
Le Sprint pilote IA de six semaines de Remolda coûte 9 800 $ CA + TVH pour concevoir, relier et lancer une ligne avec votre agenda, vos scénarios d’appel et vos règles de transfert. La téléphonie, la plateforme vocale et l’utilisation des modèles sont facturées par le fournisseur, à la minute ou au mois.
En quoi est-ce différent d’un abonnement à une réceptionniste IA ?
Un abonnement donne un produit standard. Le Sprint bâtit la solution sur votre système téléphonique et votre agenda, avec vos scénarios, vos règles de transfert, un accueil bilingue et un avis de confidentialité, et la configuration et les comptes vous appartiennent.
Faut-il dire aux appelants qu’ils parlent à une IA ou qu’ils sont enregistrés ?
Pour l’enregistrement, les lignes directrices du Commissariat à la protection de la vie privée en vertu de la LPRPDE demandent d’informer les appelants que l’appel est enregistré, d’en préciser la raison et d’obtenir leur consentement. Nous indiquons aussi dès le début qu’un système d’IA répond à l’appel.
Peut-elle comprendre le français et les accents ?
Oui. La reconnaissance vocale pour l’anglais et le français canadiens est testée sur des enregistrements de vrais appelants pendant la réalisation, et les points faibles sont acheminés au personnel.
À quels systèmes téléphoniques et agendas se relie-t-elle ?
Aux systèmes téléphoniques infonuagiques et aux lignes SIP comme Microsoft Teams Phone, RingCentral ou Twilio, et aux agendas comme Microsoft 365, Google Agenda ou les logiciels de gestion de cabinet qui offrent une API. Nous confirmons l’adéquation lors de l’appel de cadrage.
Combien de temps ça prend ?
Six semaines à partir du lancement. D’après notre expérience, le transfert ou l’acheminement du numéro de téléphone et l’approbation des scénarios d’appel déterminent l’échéancier.
Sources
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — Enregistrement des appels téléphoniques des clients
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — Principes pour des technologies de l’intelligence artificielle (IA) générative responsables, dignes de confiance et respectueuses de la vie privée
- Microsoft Learn — Qu’est-ce qu’Azure Speech ?
- LégisQuébec — Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1)
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